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Wirtschaft

Digitalisierung der Buchhaltung: Schweizer Swiss-QR-Rechnung und ERP-Software

2. August 2024 – 07:48

In der Schweiz hat sich die Swiss-QR-Rechnung als digitale Rechnung etabliert. In diesem Beitrag stellen wir Swiss-QR und ERP-Software vor, mit der Swiss-QR-Rechnungen erzeugt werden können.

BildDie Swiss-QR-Rechnung ist eine moderne Weiterentwicklung der traditionellen Einzahlungsscheine in der Schweiz. Sie wurde im Juni 2020 eingeführt und vereinfacht den Zahlungsverkehr, indem sie standardisierte Informationen in einem QR-Code bündelt. Diese Initiative ist Teil der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs, die darauf abzielt, Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Die Swiss-QR-Rechnung bietet durch ihre verschiedenen Referenztypen, QR-Referenz (QRR), Creditor Reference (SCOR) und Non Referenz (NON), flexible Lösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche im Zahlungsverkehr.

In der Praxis hat sich die Swiss-QR-Rechnung bisher als praktikable Lösung erwiesen, mit denen Kunden die Rechnung laut Studien im Durchschnitt schneller bezahlen und die Fehlerquote minimieren. Mit einer modernen ERP-Software kann eine Swiss-QR-Rechnung auf Knopfdruck erzeugt werden, sei es auf dem Apple Mac, Microsoft Windows oder mobil mit iOS-Geräten.

Geschichte der QR-Rechnung in der Schweiz

Die Geschichte der QR-Rechnung in der Schweiz geht Hand in Hand mit der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs. Vor der Einführung der QR-Rechnung gab es mehrere verschiedene Einzahlungsscheine, die zu Verwirrung und Ineffizienz führten. Mit der Einführung der IBAN (International Bank Account Number) und der europaweiten Harmonisierung durch SEPA (Single Euro Payments Area) wurde die Grundlage für die QR-Rechnung gelegt. Die von der Swiss Payments Association (SPA) herausgegebene QR-Rechnung ersetzt die alten Einzahlungsscheine und integriert sowohl die Referenznummern als auch zusätzliche Zahlungsinformationen in einen einzigen QR-Code, der von Scannern und mobilen Geräten leicht gelesen werden kann.

Typen von Swiss-QR-Rechnungen

Es gibt drei Haupttypen von Swiss-QR-Rechnungen, die sich durch die Art der Referenznummern und den Verwendungszweck unterscheiden: QR-Referenz (QRR), Creditor Reference (SCOR) und Keine Referenz (NON).

1. QR-Referenz (QRR)

* Bezeichnung: QR-Referenz
* Verwendung: Diese Referenz wird bei QR-Rechnungen verwendet, die eine strukturierte Referenznummer enthalten. Sie ist besonders nützlich für die automatische Abstimmung von Zahlungen.
* Format: 27-stellige numerische Referenz.
* Einsatzbereich: Die QR-Referenz wird hauptsächlich von Unternehmen verwendet, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten und eine präzise Zuordnung der Zahlungen benötigen. Die strukturierte Referenznummer ermöglicht eine automatische Verbuchung und reduziert den manuellen Aufwand.
* Beispiel: Ein Energieversorger wie die Schweizerische Post (PostFinance) sendet monatlich Rechnungen an Tausende von Kunden. Jede Rechnung enthält eine QR-Referenz, die eine schnelle und fehlerfreie Zuordnung der Zahlung zur entsprechenden Rechnung ermöglicht.

2. Creditor Reference (SCOR)

* Bezeichnung: Creditor Reference (ISO 11649, auch SCOR genannt)
* Verwendung: Diese Referenz wird für internationale Zahlungen verwendet und folgt dem ISO-Standard 11649. Sie bietet eine strukturierte Referenz für den internationalen Zahlungsverkehr.
* Format: 25-stellige alphanumerische Referenz, beginnend mit „RF“.
* Einsatzbereich: Die Creditor Reference wird hauptsächlich im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung von Zahlungen über Ländergrenzen hinweg und entspricht den internationalen Standards, was die Verarbeitung und Abstimmung erleichtert.
* Beispiel: Eine Immobilienverwaltungsfirma wie Wincasa verwendet die QR-Referenz für die monatlichen Mietzahlungen der Mieter. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnelle Identifikation von Zahlungen.

3. Keine Referenz (NON)

* Bezeichnung: Keine Referenz
* Verwendung: Diese Option wird gewählt, wenn keine strukturierte Referenznummer erforderlich ist. Sie eignet sich für Zahlungen ohne spezifische Referenznummer.
* Format: Keine spezifische Referenznummer.
* Einsatzbereich: Diese Option wird häufig für Rechnungen verwendet, bei denen keine automatische Zuordnung erforderlich ist, wie z.B. für Privatpersonen oder kleinere Unternehmen, die keine umfangreiche Buchhaltungssoftware verwenden.

Vorteile der Swiss-QR-Rechnung

* Effizienz: Die QR-Rechnung vereinfacht den Zahlungsprozess erheblich, da alle relevanten Informationen in einem einzigen QR-Code enthalten sind. Dies reduziert Fehler und beschleunigt die Verarbeitung.
* Standardisierung: Durch die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird die Kompatibilität zwischen verschiedenen Banken und Zahlungssystemen verbessert.
* Flexibilität: Die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Referenztypen zu wählen, erlaubt es Unternehmen und Privatpersonen, die für sie beste Lösung zu verwenden.
* Sicherheit: Die standardisierten und strukturierten Informationen reduzieren das Risiko von Missverständnissen und Betrug.

Platzierung der Swiss-QR auf Rechnungsbelegen

Die Einführung der Swiss-QR-Rechnung hat nicht nur den Zahlungsprozess vereinfacht, sondern auch klare Vorgaben für die Platzierung des QR-Codes auf Rechnungen geschaffen. Diese Vorgaben stellen sicher, dass der QR-Code leicht zugänglich und scanbar ist, unabhängig davon, ob die Rechnung einseitig oder mehrseitig ist.

Einseitige Rechnungen

Bei einseitigen Rechnungen wird der Swiss-QR-Code standardmäßig am unteren Ende des Dokuments platziert. Im folgenden finden Sie die detaillierten Vorgaben:

* Platzierung: Der QR-Code befindet sich in der unteren rechten Ecke der Rechnung.
* Abstand: Es sollte ein Mindestabstand von 5 mm zum Rand des Dokuments eingehalten werden.
* Größe: Der QR-Code selbst hat eine feste Größe von 46 x 46 mm. Der gesamte Swiss-QR-Teil inklusive umgebender Elemente wie Betrag, Referenz und Kontoangaben ist 74 x 105 mm groß (A6).

Diese Platzierung ermöglicht es den Empfängern, den QR-Code einfach zu scannen, ohne dass er durch andere Inhalte der Rechnung verdeckt wird.

Mehrseitige Rechnungen

Bei mehrseitigen Rechnungen wird der Swiss-QR-Code entweder auf der letzten Seite oder auf einer separaten Beilage platziert. Die genauen Vorgaben sind:

* Platzierung auf der letzten Seite: Der QR-Code wird am unteren Ende der letzten Seite platziert, wie bei einseitigen Rechnungen.
* Separate Beilage: Alternativ kann der Swiss-QR-Code auf einem separaten Blatt beigefügt werden, das der Rechnung beigelegt wird. Diese Beilage enthält nur den QR-Code und die notwendigen Zahlungsinformationen.

Swiss-QR in der gFM-Business ERP-Software

Die auf der FileMaker-Plattform basierende anpassbare gFM-Business ERP-Software des deutschen ERP-Herstellers gofilemaker enthält eine Unterstützung für alle Swiss-QR-Typen und entsprechende Rechnungs-Drucklayouts für den Schweizer Swiss-QR. Die ERP-Software enthält ein CRM, Faktura und Warenwirtschaftssystem sowie weitere Module und kann als Open-Source-Version mit Claris FileMaker auf Apple macOS und Microsoft Windows individuell angepaßt und erweitert werden. Der Hersteller bietet die Software in vier verschiedenen Ausbaustufen an, um für alle Anforderungen den optimalen Einstiegspunkt zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die Einführung der Swiss-QR-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung und Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. Durch die Integration verschiedener Referenztypen (QRR, SCOR, NON) bietet sie eine flexible und effiziente Lösung für unterschiedliche Zahlungsbedürfnisse. Unternehmen profitieren von der automatischen Zuordnung und Verarbeitung von Zahlungen, während Privatpersonen von der einfachen Handhabung und der Reduzierung von Fehlern profitieren. Die Swiss-QR-Rechnung stellt somit eine moderne und zukunftsweisende Lösung für den Zahlungsverkehr in der Schweiz dar. Mit einer modernen ERP-Software kann eine Schweizer Swiss-QR-Rechnung per Mausklick erzeugt und an den Kunden versendet werden.

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

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Herr Markus Schall
Hackenweg 97
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Entwicklung von anpassbarer ERP-Software mit CRM, Faktura und Warenwirtschaft für macOS, Windows und iOS auf Basis der Claris FileMaker Plattform. Entwicklung und Vertrieb von Datenbanksystemen, ERP-Software und Warenwirtschaftssystemen auf Basis der FileMaker-Plattform. Erfahrung mit FileMaker-Datenbanken seit 1994, Gewinner eines FMM Award 2011, verliehen durch das FileMaker Magazin.

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Wirtschaft

Zahlungen mit QR-Rechnungen schneller erhalten und Fehlerquote minimieren

29. Juli 2024 – 13:12

Unternehmen, die QR-Rechnungen versenden, erhalten die Zahlung im Schnitt schneller, dies bestätigen Studien. Heutige ERP-Software erstellt EPC- und Swiss-QR-Codes für Rechnungen auf Knopfdruck.

BildDie digitale Transformation hat in vielen Bereichen des Geschäftslebens Einzug gehalten, darunter auch im Bereich der Rechnungsstellung und Zahlung. Zwei bemerkenswerte Entwicklungen in diesem Kontext sind EPC-QR (European Payments Council QR) und Swiss-QR, die den Prozess der Rechnungszahlung erheblich beschleunigen und vereinfachen. Dieser Beitrag beleuchtet die Entstehungsgeschichte, Funktionsweise und Vorteile dieser Technologien.

Die Einführung von QR-Codes in den Zahlungsverkehr ist Teil eines größeren Trends zur Digitalisierung und Standardisierung von Finanztransaktionen. Der EPC-QR-Code wurde vom European Payments Council entwickelt, um die Effizienz von SEPA-Zahlungen (Single Euro Payments Area) zu erhöhen. Die SEPA-Initiative, die 2008 ins Leben gerufen wurde, zielt darauf ab, grenzüberschreitende Euro-Zahlungen innerhalb Europas zu vereinfachen und zu harmonisieren. Vor diesem Hintergrund entstand der EPC-QR-Code, um eine einheitliche, leicht zu implementierende Lösung für die Zahlungsabwicklung zu bieten.

Parallel dazu entwickelte die Schweiz den Swiss-QR-Code als Teil der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs im Rahmen der ISO 20022-Norm. Im Jahr 2020 wurden Swiss-QR-Rechnungen offiziell eingeführt, um die bestehenden Zahlungsschemata zu ersetzen und eine modernisierte, effiziente Methode zur Rechnungsstellung und -zahlung zu bieten.

Funktionsweise von EPC-QR und Swiss-QR

Beide QR-Codes arbeiten nach einem ähnlichen Prinzip. Sie codieren alle notwendigen Zahlungsinformationen in einem maschinenlesbaren Format. Zu diesen Informationen gehören typischerweise:

o Empfängerinformationen (Name, IBAN, BIC)
o Rechnungsbetrag
o Währung
o Fälligkeitsdatum
o Verwendungszweck

Durch das Scannen des QR-Codes mit einer Banking-App oder einer speziellen QR-Scan-Anwendung werden diese Informationen automatisch in das Zahlungsformular übertragen. Dies reduziert die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und minimiert die Fehlerquote.

Vorteile von EPC-QR und Swiss-QR

o Beschleunigte Zahlungsabwicklung: Die automatische Übertragung der Zahlungsdaten verringert die Zeit, die Benutzer für das Ausfüllen von Zahlungsformularen benötigen, was zu schnelleren Transaktionen führt.
o Reduzierte Fehlerquote: Da die Daten automatisch und fehlerfrei übertragen werden, wird die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen manuellen Eingabefehlern drastisch reduziert.
o Verbesserte Liquidität: Unternehmen profitieren von schnelleren Zahlungseingängen, was ihre Liquidität und Finanzplanung verbessert.
o Erhöhte Effizienz: Die administrative Belastung wird durch den Wegfall manueller Prozesse reduziert, was Zeit und Kosten spart.
o Standardisierung: Insbesondere der EPC-QR-Code trägt zur Harmonisierung des europäischen Zahlungsverkehrs bei, indem er eine einheitliche Methode zur Zahlungsabwicklung bietet.

Studien bestätigen beschleunigte Zahlung von QR-Rechnungen

Studien und Berichte aus Europa zeigen, dass QR-Rechnungen mit EPC-QR oder Swiss-QR schneller bezahlt werden als herkömmliche Rechnungen ohne QR-Zahlungscode. Der Hauptgrund dafür liegt in der erheblichen Vereinfachung und Beschleunigung des Zahlungsprozesses, da QR-Codes alle erforderlichen Zahlungsinformationen automatisch bereitstellen und die manuelle Eingabe überflüssig machen. Dies reduziert die Bearbeitungszeit und die Fehlerquote, was zu schnelleren Zahlungszyklen führt. Sowohl interne Studien von Finanzinstituten und Zahlungsdienstleistern als auch Marktanalysen und Fallstudien von Unternehmen bestätigen die höhere Effizienz und Akzeptanz dieser Technologie.

o Studien von Finanzinstituten und Zahlungsdienstleistern: Viele europäische Banken und Zahlungsdienstleister haben interne Studien und Berichte veröffentlicht, die den positiven Einfluss von QR-Zahlungscodes auf die Zahlungsgeschwindigkeit bestätigen. Diese Berichte heben oft die gesteigerte Effizienz und die Reduktion von Fehlern als Hauptgründe für die schnellere Bezahlung hervor.
o Branchenberichte und Marktanalysen: Marktforschungsunternehmen haben ebenfalls Berichte veröffentlicht, die die Akzeptanz und Nutzung von QR-Zahlungscodes in Europa analysieren. Diese Berichte betonen häufig die Vorteile für Unternehmen, einschließlich der schnelleren Bezahlung von Rechnungen. So hat das US-Institut „U.S. Faster Payments Council“ beispielsweise einen Report zur schnelleren Zahlung mit QR-Codes veröffentlicht (engl.). „QR-Codes sind ein wichtiges Instrument, um die Lücke zu schließen und Zahlungen an der Verkaufsstelle schneller zu akzeptieren“, sagte FPC-Geschäftsführer Reed Luhtanen. „Dieser neue Bericht unterstreicht die Bedeutung von Zusammenarbeit und Standardisierung bei der Förderung von Zahlungsinnovationen und bietet allen Teilnehmern des Zahlungsökosystems wichtige Leitlinien.“
o Pilotprojekte und Fallstudien: Es gibt auch Pilotprojekte und Fallstudien von Unternehmen, die QR-Zahlungscodes eingeführt haben. Diese Studien dokumentieren die praktischen Erfahrungen und den Einfluss auf die Zahlungsgeschwindigkeit und die betriebliche Effizienz.

EPC-QR und Swiss-QR in der gFM-Business ERP-Software

Die anpassbare gFM-Business Professional ERP-Software auf Basis der FileMaker-Plattform für Apple Mac. Windows und iOS enthält für ausgehende Rechnungen Funktionen zur Erstellung von EPC-QR und Swiss-QR aller Typen (QRR, SCOR, NON) sowie entsprechende Drucklayouts mit Schweizer QR-Einzahlungsschein. Nachdem in den Vorgaben der ERP-Software die eigene Bankverbindung eingetragen wurde, können sowohl EPC-QR als auch Swiss-QR sofort eingesetzt werden. Die Software ist je nach Anforderungen in vier verschiedenen Ausbaustufen und als Open-Source-Lizenz erhältlich und kann mit Claris FileMaker um eigene Daten und Betriebsprozesse erweitert werden.

Zusammenfassung

EPC-QR und Swiss-QR sind wichtige Entwicklungen im Bereich der digitalen Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter schnellere Zahlungen, geringere Fehlerquoten und eine höhere Effizienz. Die Einführung dieser Technologien markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und harmonisierten Finanzwelt. Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen profitieren von der Einfachheit und Zuverlässigkeit, die diese QR-Codes bieten, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug im modernen Zahlungsverkehr macht. Die anpassbare gFM-Business ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaft und Faktura enthält sowohl EPC-QR als auch Swiss-QR zur sofortigen Verwendung.

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Wirtschaft

Millionenschäden durch Manipulation von -mittels E-Mail- versandten Rechnungen

12. Juni 2024 – 16:49

LSS Rechtsanwälte informieren BaFin über gegenwärtig auffällig häufige Involvierung des FinTechs „bunq“

Gegenwärtig werden zahlreiche Betrugsfälle in der Kanzlei LSS Rechtsanwälte gemeldet, bei denen Verbraucher oder Unternehmer auf gefälschte Rechnungen Geldbeträge überweisen. Zumeist werden Rechnungen, die Lieferanten oder Handwerker tatsächlich per E-Mail an die späteren Geschädigten übersenden von den Tätern abgefangen und ausschließlich im Hinblick auf die Bankverbindung geändert. Die Täter öffnen das Rechnungs-pdf und ersetzen mittels Software die korrekte IBAN des Ausstellers gegen eine andere IBAN, die den Tätern zuzurechnen ist. Die E-Mail wird dann -solcherart verfälscht- in das Postfach der späteren Geschädigten verschoben oder aber mittels einer ebenfalls gefälschten E-Mail-Adresse versendet.
Begann diese Betrugsmasche noch vor einiger Zeit mit auffälligen ausländischen Bankverbindungen (IBAN mit ausländischer Länderkennung) und waren hieran ggf. noch zu erkennen, so sehen wir derzeit sehr häufig deutsche IBANs (Länderkennung DE), warnt der Frankfurter Fachanwalt für Bankrecht Matthias Schröder (LSS Rechtsanwälte). Das niederländische Fintech „bunq“ wirbt zum Beispiel damit, dass man in Minutenschnelle online eine Bankverbindung mit gleich mehreren deutschen IBANs bei ihm eröffnen könne. Dies scheinen sich die Täter zu Nutze zu machen, denen zusätzlich mutmaßliche generelle Schwächen bei der Online-Identifikation zur Kontoeröffnung zu pass kommen.
Zum Erfolg der Masche trägt noch die wenig bekannte Tatsache, dass Banken den angegeben Namen des Kontoinhabers seit Einführung der IBAN nicht mehr prüfen, bei. Die Geschädigten geben also bei der Überweisung den auf der verfälschten Rechnung noch korrekt angegebenen Kontoinhaber und Empfänger (z.B. ein Autohaus) an und aber die verfälschte IBAN der Täter. Statt bei z.B. bei Commerzbank landet das Geld dann z.B. bei „bunq“ und wird von den Tätern nach Geldeingang weiterüberwiesen, zumeist in das Ausland. Bis der Schwindel auffliegt vergehen oft Tage. Ein Überweisungsrückruf ist nach hiesiger Erfahrung gegenwärtig in gut 1/3 der Fälle noch erfolgreich, da einige der betroffenen Banken mittlerweile simple Algorithmen einsetzen (neues Konto, sofortige hohe Geldeingänge und direkte Weiterüberweisung = Verdachtsfall). Manche Banken scheinen solche Erwägungen und Prüfungen selbst bei sechsstelligen Überweisungen gar nicht erst anzustellen.

Was hinter den Angriffen wirklich steht, bleibt oft unklar. Bei dieser Betrugsmasche hacken sich die Täter in den E-Mail-Server des Verkäufers oder des Käufers oder fangen die E-Mail auf anderem Weg ab und greifen dabei Zahlungsdetails ab. Im Anschluss versenden die Täter eine E-Mail, die scheinbar von dem Verkäufer stammt, ändern hingegen die Bankverbindung, an die die offene Kaufpreiszahlung gezahlt werden soll. Da die Rechnung ansonsten täuschend echt aussieht, überweist der Käufer an die falsche Bankverbindung. Erst wenn dann der Käufer vom Verkäufer eine Mahnung wegen fehlender Zahlung erhält, fällt der Betrug auf. Doch dann ist es meist schon zu spät und der Kontoinhaber des lediglich vermeintlich richtigen Kontos nicht mehr greifbar.

Praxishinweis: Um zu verhindern, Opfer dieser Betrugsmasche zu werden, empfiehlt LSS Rechtsanwälte vor der Zahlung auf eine per E-Mail erhaltene höhere Rechnung die angegebene Kontoverbindung dahingehend zu überprüfen, ob die E-Mail tatsächlich von dem Verkäufer stammt, ob die angegebene Kontoverbindung tatsächlich zum Verkäufer gehört. Über einen IBAN-Rechner im Internet kann man die Bank hinter einer IBAN leicht ermitteln. Im Zweifel sollte man mit dem Rechnungsteller einen Abgleich telefonisch durchführen.

LSS Rechtsanwälte unterhält im Dezernat Bankrecht seit mehr als 20 Jahren eine Spezialisierung für Zahlungsbetrug und setzt sich für die Rückholung der Gelder ein.

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

LSS Rechtsanwälte
Herr Matthias Schröder
Kaiserhofstr. 10
60313 Frankfurt
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