Unternehmen, die QR-Rechnungen versenden, erhalten die Zahlung im Schnitt schneller, dies bestätigen Studien. Heutige ERP-Software erstellt EPC- und Swiss-QR-Codes für Rechnungen auf Knopfdruck.

Die digitale Transformation hat in vielen Bereichen des Geschäftslebens Einzug gehalten, darunter auch im Bereich der Rechnungsstellung und Zahlung. Zwei bemerkenswerte Entwicklungen in diesem Kontext sind EPC-QR (European Payments Council QR) und Swiss-QR, die den Prozess der Rechnungszahlung erheblich beschleunigen und vereinfachen. Dieser Beitrag beleuchtet die Entstehungsgeschichte, Funktionsweise und Vorteile dieser Technologien.

Die Einführung von QR-Codes in den Zahlungsverkehr ist Teil eines größeren Trends zur Digitalisierung und Standardisierung von Finanztransaktionen. Der EPC-QR-Code wurde vom European Payments Council entwickelt, um die Effizienz von SEPA-Zahlungen (Single Euro Payments Area) zu erhöhen. Die SEPA-Initiative, die 2008 ins Leben gerufen wurde, zielt darauf ab, grenzüberschreitende Euro-Zahlungen innerhalb Europas zu vereinfachen und zu harmonisieren. Vor diesem Hintergrund entstand der EPC-QR-Code, um eine einheitliche, leicht zu implementierende Lösung für die Zahlungsabwicklung zu bieten.

Parallel dazu entwickelte die Schweiz den Swiss-QR-Code als Teil der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs im Rahmen der ISO 20022-Norm. Im Jahr 2020 wurden Swiss-QR-Rechnungen offiziell eingeführt, um die bestehenden Zahlungsschemata zu ersetzen und eine modernisierte, effiziente Methode zur Rechnungsstellung und -zahlung zu bieten.

Funktionsweise von EPC-QR und Swiss-QR

Beide QR-Codes arbeiten nach einem ähnlichen Prinzip. Sie codieren alle notwendigen Zahlungsinformationen in einem maschinenlesbaren Format. Zu diesen Informationen gehören typischerweise:

o Empfängerinformationen (Name, IBAN, BIC)
o Rechnungsbetrag
o Währung
o Fälligkeitsdatum
o Verwendungszweck

Durch das Scannen des QR-Codes mit einer Banking-App oder einer speziellen QR-Scan-Anwendung werden diese Informationen automatisch in das Zahlungsformular übertragen. Dies reduziert die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und minimiert die Fehlerquote.

Vorteile von EPC-QR und Swiss-QR

o Beschleunigte Zahlungsabwicklung: Die automatische Übertragung der Zahlungsdaten verringert die Zeit, die Benutzer für das Ausfüllen von Zahlungsformularen benötigen, was zu schnelleren Transaktionen führt.
o Reduzierte Fehlerquote: Da die Daten automatisch und fehlerfrei übertragen werden, wird die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen manuellen Eingabefehlern drastisch reduziert.
o Verbesserte Liquidität: Unternehmen profitieren von schnelleren Zahlungseingängen, was ihre Liquidität und Finanzplanung verbessert.
o Erhöhte Effizienz: Die administrative Belastung wird durch den Wegfall manueller Prozesse reduziert, was Zeit und Kosten spart.
o Standardisierung: Insbesondere der EPC-QR-Code trägt zur Harmonisierung des europäischen Zahlungsverkehrs bei, indem er eine einheitliche Methode zur Zahlungsabwicklung bietet.

Studien bestätigen beschleunigte Zahlung von QR-Rechnungen

Studien und Berichte aus Europa zeigen, dass QR-Rechnungen mit EPC-QR oder Swiss-QR schneller bezahlt werden als herkömmliche Rechnungen ohne QR-Zahlungscode. Der Hauptgrund dafür liegt in der erheblichen Vereinfachung und Beschleunigung des Zahlungsprozesses, da QR-Codes alle erforderlichen Zahlungsinformationen automatisch bereitstellen und die manuelle Eingabe überflüssig machen. Dies reduziert die Bearbeitungszeit und die Fehlerquote, was zu schnelleren Zahlungszyklen führt. Sowohl interne Studien von Finanzinstituten und Zahlungsdienstleistern als auch Marktanalysen und Fallstudien von Unternehmen bestätigen die höhere Effizienz und Akzeptanz dieser Technologie.

o Studien von Finanzinstituten und Zahlungsdienstleistern: Viele europäische Banken und Zahlungsdienstleister haben interne Studien und Berichte veröffentlicht, die den positiven Einfluss von QR-Zahlungscodes auf die Zahlungsgeschwindigkeit bestätigen. Diese Berichte heben oft die gesteigerte Effizienz und die Reduktion von Fehlern als Hauptgründe für die schnellere Bezahlung hervor.
o Branchenberichte und Marktanalysen: Marktforschungsunternehmen haben ebenfalls Berichte veröffentlicht, die die Akzeptanz und Nutzung von QR-Zahlungscodes in Europa analysieren. Diese Berichte betonen häufig die Vorteile für Unternehmen, einschließlich der schnelleren Bezahlung von Rechnungen. So hat das US-Institut „U.S. Faster Payments Council“ beispielsweise einen Report zur schnelleren Zahlung mit QR-Codes veröffentlicht (engl.). „QR-Codes sind ein wichtiges Instrument, um die Lücke zu schließen und Zahlungen an der Verkaufsstelle schneller zu akzeptieren“, sagte FPC-Geschäftsführer Reed Luhtanen. „Dieser neue Bericht unterstreicht die Bedeutung von Zusammenarbeit und Standardisierung bei der Förderung von Zahlungsinnovationen und bietet allen Teilnehmern des Zahlungsökosystems wichtige Leitlinien.“
o Pilotprojekte und Fallstudien: Es gibt auch Pilotprojekte und Fallstudien von Unternehmen, die QR-Zahlungscodes eingeführt haben. Diese Studien dokumentieren die praktischen Erfahrungen und den Einfluss auf die Zahlungsgeschwindigkeit und die betriebliche Effizienz.

EPC-QR und Swiss-QR in der gFM-Business ERP-Software

Die anpassbare gFM-Business Professional ERP-Software auf Basis der FileMaker-Plattform für Apple Mac. Windows und iOS enthält für ausgehende Rechnungen Funktionen zur Erstellung von EPC-QR und Swiss-QR aller Typen (QRR, SCOR, NON) sowie entsprechende Drucklayouts mit Schweizer QR-Einzahlungsschein. Nachdem in den Vorgaben der ERP-Software die eigene Bankverbindung eingetragen wurde, können sowohl EPC-QR als auch Swiss-QR sofort eingesetzt werden. Die Software ist je nach Anforderungen in vier verschiedenen Ausbaustufen und als Open-Source-Lizenz erhältlich und kann mit Claris FileMaker um eigene Daten und Betriebsprozesse erweitert werden.

Zusammenfassung

EPC-QR und Swiss-QR sind wichtige Entwicklungen im Bereich der digitalen Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter schnellere Zahlungen, geringere Fehlerquoten und eine höhere Effizienz. Die Einführung dieser Technologien markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und harmonisierten Finanzwelt. Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen profitieren von der Einfachheit und Zuverlässigkeit, die diese QR-Codes bieten, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug im modernen Zahlungsverkehr macht. Die anpassbare gFM-Business ERP-Software mit CRM, Warenwirtschaft und Faktura enthält sowohl EPC-QR als auch Swiss-QR zur sofortigen Verwendung.

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