Stadtwerke, Klärwerke, Bauhof und Feuerwache: Öffentliche Verwaltungen und ihre Eigenbetriebe verantworten die Sicherheit einer großen Anzahl verschiedenster Anlagen, Geräte und Fahrzeuge.

Der Gesetzgeber schreibt hier Prüfungen vor, die durchgeführt und dokumentiert werden müssen – keine einfache Aufgabe, da der Überblick schnell verloren gehen kann. Mit einer Software samt mobiler App können Kommunen ihr Wartungs- und Prüfmanagement leicht professionalisieren.

Kommunale Verantwortung
Kommunen und ihre Eigenbetriebe sind für Wartung und Instandhaltung von Objekten in ihrem Verantwortungsbereich zuständig. Der ist umfassend etwa mit öffentlichen Gebäuden wie Schulen und Rathäusern oder Museen, der Pflege von Spielplätzen und Grünanlagen samt dem Friedhof.

Die Ver- und Entsorgungsinfrastruktur mit Wasserversorgung und Abfallentsorgung fällt in der Regel ebenfalls in den kommunalen Aufgabenbereich: Wasser- und Klärwerke und Aufbereitungsanlagen müssen geprüft werden, ebenso Recyclinganlagen oder Deponien. Außerdem muss der kommunale Fuhrpark – vom Müllfahrzeug, über Busse und Straßenbahnen bis zum Feuerwehrfahrzeug – funktionieren. Auch Rettungsausrüstung und Feuerwachen fallen in den Verantwortungsbereich. Dazu kommt Infrastruktur wie Straßen und Brücken oder Brandschutzeinrichtungen. Gewartet werden müssen auch elektrische Anlagen, Heizungen, Lüftung- und Klimatechnik, um Ausfälle und Schäden zu vermeiden. Generell sind zahlreiche Objekte in den städtischen Liegenschaften – Toiletten genauso wie Fenster, Werkzeug oder Regale und Leitern – von der Prüfpflicht betroffen. Kommunen sind hier für Betrieb, Kontrolle und Wartung sowie Instandsetzung von prüfpflichtigen und sicherheitsrelevanten Einrichtungen zuständig und müssen die Überprüfungen darüber hinaus dokumentieren.

Durch die zunehmende Digitalisierung und Technisierung wird auch der Aufwand für Wartungen größer, weil die Geräte komplexer werden. Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen, die Veränderungen unterworfen sind und auch verschärft werden können, etwa, wenn es sich um sicherheitsrelevante Infrastruktur handelt. Auf der anderen Seite sind Kommunen und öffentliche Verwaltungen in ständiger Geldnot und angehalten, zu sparen, wo es nur geht – das betrifft auch das Wartungsmanagement.

Wartungsmanagement professionalisieren
Ohne eine Inventar Software oder Wartungsplaner Software, die Prüfungen, Wartungen, Instandhaltungen und Inspektionen erfasst und dokumentiert, lässt sich das kommunale Aufgabenspektrum nicht mehr abbilden. Zu viele Prüfungen sind vom Gesetzgeber vorgeschrieben, zu unterschiedlich die notwendigen Intervalle und die Zuständigkeiten innerhalb der behördlichen Strukturen.

Die Software muss das vereinfachen: Alle Prüfgegenstände werden darin angelegt – egal, ob es sich um Krane, Fahrzeuge wie Stapler, Leitern oder Druckbehälter handelt. Jedem Objekt können dann Prüfberichte von Wartungen und Instandhaltungen, aber auch Reparaturen und Störungen zugeordnet werden. Fotos, weitere Dokumente wie Leistungskataloge für Wartungen und Geodaten können hinzugefügt werden. Auch die Terminierung von Wartungen sollte im Tool möglich sein.

Individuelle Auswahllisten, eine sinnvolle Sortierung mit passenden Filtern und eine genaue Suche – nach Gegenständen und Prüfberichten – erleichtern die Benutzung der Software. Wichtig ist, dass die Software in der mobilen Variante als App für Smartphones und Tablets bereitsteht. Denn Prüfungen finden in der Regel lokal am Objekt statt – eine Software am Rechner ist dann nicht hilfreich. Eine Lösung mit App erlaubt dagegen die mobile Durchführung und Dokumentation der Prüfungen:

Bei der Prüfung werden zum Beispiel Kran, Rolltor, Leiter oder Druckbehälter digital erfasst:
Ein Barcode oder QR-Code wird mit dem mobilen Gerät über die Kamera gescannt und erlaubt die Zuordnung des Objekts. Dann wird das Prüfprotokoll ausgefüllt und mögliche Mängel werden dokumentiert – mit Fotos, Videos oder Sprachaufnahmen, die einfach erfasst werden können. Die Daten können als E-Mail als CSV-Datei mit Bildern übergeben oder bei Apple-Geräten mit iTunes synchronisiert werden.

Durch die Apps lässt sich per Smartphone vor Ort auf bereits ausgeführte Wartungsaufgaben, Wartungsberichte und Prüfprotokolle schnell und flexibel zugreifen. Informationen über Mängel, Schäden und Störungen können mit wenigen Klicks kommuniziert werden. Damit können Papierlisten und Prüfprotokolle auf Papier bei Inspektionen sowie Sicherheitskontrollen ersetzt werden. Besitzt die Lösung einen Offline-Modus, kann auch ohne Netzabdeckung kontinuierlich und effizient gearbeitet werden.

Das Procedere von Wartungen und Instandhaltungen wird digital gestützt einfach und effizient; Kommunen können mit der Software ihr Wartungsmanagement digitalisieren – und damit Arbeitsabläufe und Prozesse vereinfachen und beschleunigen.

Die Vorteile einer Software für Wartungsplanung
Ein Wartungsprogramm oder eine Instandhaltungssoftware erleichtert Kommunen die Planung, Umsetzung und Steuerung von Prüfaufgaben. Instandhalter oder Sicherheitsfachkräfte behalten die Prüftermine im Blick und können Prüffristen leicht einhalten. Auch wiederkehrende Aufgaben wie Prüfungen in verschiedenen Intervallen lassen sich leicht planen und es wird nichts mehr vergessen.

Durch die mobile Datenerfassung via App ist eine Zuordnung der Daten einfach: Die Dokumentation lässt sich direkt erstellen. Es passieren weniger Fehler und die Daten können einfach in die Software übertragen werden. Der direkte Zugriff auf alle Wartungsaufgaben erleichtert die Arbeit, ebenso, dass Prüfberichte stets zur richtigen Zeit dort vorliegen, wo sie benötigt werden: Vor Ort kann einfach auf die relevanten Unterlagen einer Maschine oder eines Geräts wie Brandschutzanlagen oder Heizungen zugegriffen werden. Ausgedruckte Unterlagen müssen nicht mehr mitgeführt werden: Damit entfällt auch das lästige Nachfragen oder zeitaufwändiges Suchen danach. Die digitale Erfassung verkürzt Reaktionszeiten, macht flexibler.

Nicht zuletzt macht eine benutzerfreundliche und intuitive Bedienung die Arbeit effizienter. Mit den optimierten Prozessen können Kommunen Geld und Zeit sparen. Sichere, gut gewartete Objekte und Anlagen haben eine längere Lebensdauer und sind weniger anfällig für Schaden und Reparaturen, was die Betriebskosten senkt und zur Werterhaltung beiträgt. Eine solche Software erlaubt es Kommunen, ihre Verkehrssicherungspflicht zu erfüllen. Wartungen werden professionell und revisionssicher dokumentiert und das rechtssichere Arbeiten wird möglich. Mit der Software kann außerdem sichergestellt werden, dass Wartungsarbeiten schnell und effizient ablaufen, so dass Maschinen ihre Arbeit ohne Zeitverlust wieder aufnehmen können und die Abläufe so wenig wie möglich gestört werden. Das Mehr an Digitalisierung erlaubt es, Papier zu sparen und sich zeitgemäßer aufzustellen. Idealerweise kann über Kennzahlen die Qualität der Aufgabenerfüllung gemessen werden, so dass diese weiter optimiert werden kann.

Fazit
Kommunen können ihr Facility Management und die Einhaltung des Arbeitsschutzes mit einer Software für die Wartungsplanung vereinfachen. Sie bringt Überblick in die zahlreichen zu wartenden und prüfpflichtigen Objekte und eine mobile Erfassung und Dokumentation der Prüfungen erleichtert die Arbeit immens. Prozesse werden effizienter und weniger fehleranfällig, Zeit und Geld können gespart werden.

Als Antwort auf diese Herausforderung hat die HOPPE Unternehmensberatung die Software Wartungsplaner entwickelt, die es Verwaltung, Stadtverwaltung und sogar auch Ministerien ermöglicht, ihre zu koordinieren, Unstimmigkeiten zu beseitigen und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen.

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