Vom Grundsatz her geht es im Instandhaltungsmanagement in erster Linie darum, die Funktionsfähigkeit von Maschinen und technischen Anlagen zu erhalten .

Instandhaltungsmanagement – Maßgebliche Normen für die Instandhaltung von Maschinen sind die DIN 31051 und die DIN EN 13306. 
Im Zuge der Harmonisierung sollen beide Normen zusammengeführt werden. Gemäß dieser Normen handelt es sich bei der Instandhaltung um eine Kombination technischer, administrativer- sowie Managementmaßnahmen, die während des Lebenszyklus eines Objektes einen funktionsfähigen Zustand gewährleisten. Es werden hierbei vier Kernbegriffe bezogen auf Maschinen und Anlagen kategorisiert:

* Wartung
* Inspektion
* Instandsetzung
* Verbesserung

Die Wartung und Inspektion gehören zu den sogenannten präventiven oder auch vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen. Die Instandsetzung und die Verbesserung hingegen kann der ereignisorientierten oder auch reaktiven Instandhaltung zugeordnet werden. Im Vergleich zur präventiven Instandhaltung geht es hier um die Beseitigung von Mängeln oder um Fehlerkorrekturen. Die vorbeugende Instandhaltung zielt darauf ab, das Risiko eines Anlagenausfalls zu reduzieren und Folgeschäden durch ungeplante Anlagenausfälle zu vermeiden.

Was sind die Ziele von Wartung / Instandhaltung

Die Wartung und Instandhaltung von Maschinen und technischen Anlagen zielt im Wesentlichen darauf ab, die Betriebssicherheit zu erhalten und die Funktionssicherheit zu gewährleisten. Aus wirtschaftlicher Sicht sollen auch die Ausfallkosten reduziert werden. Dies geht einher mit der Erhöhung der Lebensdauer sowie der Optimierung der Prozesse und Betriebsabläufe und damit mit einer verbesserten Verfügbarkeit der Maschinen und Anlagen.

Gesetzliche Vorgaben und Normen 

Die regelmäßige Wartung von Maschinen und technischen Anlagen ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Hierbei beziehen sich die gesetzlichen Vorgaben auf verschiedene Normen:

* Betriebssicherheitsverordnung BetrSichV
* Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS)

In der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) steht der Arbeitgeber in der Pflicht, Maschinen und Anlagen regelmäßig zu warten. Maßgeblich sind hierfür der § 2, Abs. 1, in der die Arbeitsmittel, wie zum Beispiel Maschinen und Anlagen, definiert sind und der § 10, in dem die grundsätzliche Pflicht zur unverzüglichen Durchführung von notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen geregelt ist.

Auch auf europäischer Ebene wurden für die Instandhaltung Grundregeln aufgestellt. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EU-OHSA) hat für den Prozess der Wartung und Instandhaltung für den Arbeitgeber folgende Regeln festgelegt: 

* Die Instandhaltung muss geplant und hierzu eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden.
* Es ist für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen.
* Der Einsatz von geeigneten Arbeitsmittel bei der Wartung und Instandhaltung von Maschinen muss gewährleistet sein.
* Die festgelegten Verfahren und Prozesse kommen bereits in der Planungsphase zur Anwendung.
* Die durchgeführten Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten müssen überprüft und die Ergebnisse durch Aufzeichnung dokumentiert werden.

In der DIN 31051 und DIN EN 13306 werden vor allem die allgemeine Grundlagen und Definitionen zur Instandhaltung geregelt.

Zu erwähnen sind noch die Vorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung wie beispielsweise die Arbeitsstättenverordnung in der ebenfalls Wartungspflichten geregelt sind.

Betreiberverantwortung

Die Betreiberverantwortung wird als Rechtspflicht zum sicheren Betrieb einer Anlage, einer Gebäudeeinheit, einer sonstigen Gefahrenquelle oder eines Bereichs mit Nutzungsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit definiert. Das heißt, dass der Unternehmer bzw. der Geschäftsführer aber auch die Mitarbeiter in leitender Funktion, in dessen Unternehmen die Maschinen und Anlagen betrieben werden, in der Betreiberverantwortung stehen und damit der Haftung unterliegen. Dies beinhaltet auch die Einhaltung der gesetzlicher Vorschriften sowie die Übertragung der Wartungsarbeiten an speziell hierfür ausgebildetes Personal im Betrieb und / oder an externe Dienstleister.

Bei mangelnder Wartung und Instandhaltung können deshalb hieraus rechtliche Folgen entstehen, da der Unternehmer für alle Gefahren und Schäden verantwortlich ist, die aus einer mangelnden Betriebssicherheit und Funktionssicherheit entstehen können.

Der Unternehmer muss anhand der Wartungsvorschriften darüber hinaus entscheiden, wer als Instandhalter die Maßnahmen durchführen darf. In vielen Fällen sind hierfür spezifische Qualifikationen erforderlich. Dies kann über entsprechend ausgebildetes Personal des Betriebes oder über externe Experten erfolgen. Ggf. kann das auch über den Hersteller der Maschinen und technischen Anlagen durchgeführt werden. In allen Fällen bleibt aber der Betreiber gegenüber den Aufsichtsbehörden für die Instandhaltung verantwortlich, auch wenn er die Instandhaltung extern vergibt. Daher ist es wichtig intern mit einem zuverlässigen und entsprechend dokumentierten Wartungsplan zu operieren. 

Der Anlagenbetreiber muss immer mit amtlichen Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden beispielsweise im Bereich der Arbeitssicherheit rechnen. Daher ist eine entsprechende Kontrollstruktur im Unternehmen selber mit Blick auf die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten unerlässlich.

Was sind die Grundlegende Abläufe bei der Wartung und Instandhaltung?

Sofern es vom Gesetzgeber keine Vorgaben gibt, sollten für die Wartung und Instandhaltung von Maschinen und Anlagen standardisierte Handlungsanweisungen vorgegeben werden. Diese müssen detailliert und verständlich festlegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchgeführt werden müssen. Der technische Inhalt der jeweiligen Checkliste richtet sich im Wesentlichen an den Anweisungen der Maschinenhersteller und orientieren sich bei jeder einzelnen Maschine oder Anlage an deren spezifischen Instandhaltungserfordernissen. 

Die Wartung und Instandhaltung muss nachweisbar regelmäßig erfolgen und entsprechend dokumentiert werden. Dies schreibt auch der Gesetzgeber vor und ist wichtig mit Blick auf die Betreiberverantwortung. Der Anlagenbetreiber kann sich damit ein stückweit aus der Haftung entlasten. Hierfür entwickelte Software-Lösungen können im Rahmen des Instandhaltungsmanagements bei der rechtssicheren Dokumentation unterstützen. Außerdem beinhalten solche Programme auch automatische Erinnerungsfunktionen mit denen Prüffristen und Wartungsintervalle vorausschauend planbar sind. Dies ist insbesondere dann sehr praktisch, wenn viele Maschinen und Anlagen sowie sonstige Arbeits- bzw. Betriebsmittel mit unterschiedlichen Prüffristen- und Wartungszeitpunkten instand gehalten werden müssen.

Was sind die Aufgaben einer Wartung?

Grundsätzlich soll mit der Wartung der Sollzustand der Maschine bewahrt und damit die Funktionsfähigkeit und die Betriebssicherheit so lange wie möglich erhalten werden. Die Wartung darf nicht mit der Instandsetzung verwechselt werden. Die Wartung hat einen präventiven Charakter. Gemäß DIN 31051 umfasst die Wartung Maßnahmen zur Verzögerung der Abnutzung. Typische Aufgaben der Wartung sind zum Beispiel Reinigen, Schmieren, Auswechseln, Nachstellen, usw. Bei der Wartung steht immer der möglichst lange störungsfreie Betrieb und die Betriebssicherheit einer Maschine und technischen Anlage im Vordergrund.

In der Fachwelt werden verschiedenen Arten der Wartung unterschieden. Ob es sich hier um eine sogenannte korrigierende Wartung, vorbeugende Wartung, vorausschauende Wartung, systematische vorbeugende Wartung oder eine bedingte vorbeugende Wartung handelt, ist aber aus Sicht der Instandhaltung nicht entscheidend. Die erforderlichen Wartungsarbeiten orientieren sich im Wesentlichen an den Maschinentyp und deren Herstellerangaben oder nach eigenen individuellen Vorgaben des Betriebes. 

Inspektion und Instandsetzung, was ist der Unterschied?

Die Inspektion und Instandsetzung gehören ebenfalls zum Aufgabenumfang der Instandhaltung. Bei der Inspektion geht es darum, den aktuellen Zustand einer Maschine oder technischen Anlage festzustellen. Die Inspektion orientiert sich hierbei an den Ist-Zustand. Im Wesentlichen wird geprüft inwieweit eine Maschine die definierten Angaben im Rahmen der geltenden Vorschriften und Normen erfüllt.

Hingegen stellt die Instandsetzung den Soll-Zustand einer Maschine oder technischen Anlage in der Regel durch eine Reparatur wieder her. 

Instandsetzungsarbeiten werden neben der Wartung und Inspektion durch den Instandhalter durchgeführt. In der Regel sind dies interne bzw. externe Ingenieure oder Techniker, die oft auf bestimmte technische Anlagen einzelner Hersteller im Unternehmen spezialisiert sind.

Der „Wartungsplan“ als nützlicher Helfer

Grundsätzlich sollte der Betrieb zu sämtlichen prüfpflichtigen Objekten und Arbeitsmittel bzw. Betriebsmittel über einen verbindlichen Wartungsplan verfügen. 
Ein Wartungsmanager,  Wartungsplaner, Wartungsprogramm oder eine Instandhaltungssoftware sind hierbei digitale nützliche Helfer.

Dies gilt nicht nur für Maschinen und technische Anlagen, sondern auch für Regale, Leitern und Tritte, Flurförderzeuge, Elektrogeräte, Brandschutzeinrichtungen bis hin zu Feuerlöschern. Die Aufzählung ist nicht abschließend und lässt sich noch weiter fortsetzen. 

Bei zum Beispiel Feuerlöscherpflicht, was bei gewerblichen Betrieben die Regel ist, muss mindestens alle zwei Jahre der Feuerlöscher ggf. sogar in kürzeren Intervallen gewartet werden. Dies gilt auch für Brandmeldeanlagen, die mindestens einem jährlichen Wartungszyklus unterliegen.

Der Wartungsplan sollte sämtliche Bereiche und Prozesse der Instandhaltung abbilden und folgende Mindestanforderung erfüllen:

* Mit dem Wartungsplan sollen die Zuständigen jederzeit zentralen Zugriff auf alle wichtigen Informationen über die Prüfobjekte haben.
* Sämtliche Wartungsvorschriften, dies kann auch die Anweisungen des Herstellers der Anlage beinhalten, müssen im Wartungsplan verbindlich dokumentiert und transparent nachvollziehbar sein.
* Der Wartungsplan muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und sämtliche Prüfberichte rechtssicher dokumentieren können.
* Der Wartungsplan muss den Zuständigen an den nächsten Prüf- und Wartungstermin automatisch erinnern können.

Anhand der zunehmenden Anzahl an prüfpflichtigen Objekten und den gesetzlichen Vorgaben ist heutzutage die Wartungsplanung ohne digitale Softwareunterstützung rechtssicher und effizient nur schwer umsetzbar. Auch sollen aus dem Wartungsplan immer mehr Informationen, zum Beispiel Kosten der Instandhaltungsaufwendungen, ausgewertet werden können. Zusätzlich sollte das Programm auch in der Lage sein, die Prüfobjekte mobil zu erfassen und über entsprechende Im- und Export-Schnittstellen für die Prüf- und Wartungsprotokolle ggf. mit zusätzlichen Anhängen (Fotos, Videos, Sprachnachrichten) verfügen.

Mit einer Software alle Bereiche der Instandhaltung abbilden

Mit Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung werden alle Bereiche und Prozesse der Instandhaltung in einem System abgebildet. Mit dieser All-in-One-Instandhaltungssoftware optimieren Sie die Funktionssicherheit und erleichtern die Prüfung von Maschinen und Anlagen. Im Übrigen können auch alle anderen Betriebsmittel wie beispielsweise Fahrzeuge, Leitern und Tritte, Regale, Druckbehälter, elektrische Geräte sowie Türe, Tore und Fenster in der Software abgebildet werden.

Die Instandhalter haben mit dem Wartungsplaner eine digitale Plantafel und alle Faktoren im Blick und Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dies gewährleistet auch, dass durch Weggang von zuständigen Personal kein Spezialwissen zur Wartung und Instandhaltung verloren geht. 

Darüber hinaus deckt der Wartungsplaner sämtliche Wartungs- und Instandhaltungsvorschriften ab. Dies ist insbesondere bei wiederkehrende Wartungsarbeiten wichtig, um den Qualitätsstandard sicherzustellen. Das Prüffristenmanagement ist mit einem entsprechenden Repertoire an Kalenderfunktionen zur Planung für die anstehenden Aufgaben ausgestattet. 

Des Weiteren können auf Grundlage der Prüfberichte entsprechende Wartungsaufträge generiert werden. Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäß BetrSichV, DGUV, TRBS und liefert eine Komplettlösung für rechtskonformes Arbeitsschutzmanagement.

Mit dem Wartungsplaner rechtssichere Prüfprotokolle generieren

Der Wartungsplaner generiert gemäß den gesetzlichen Regeln aussagekräftige Prüfprotokolle. Jedes Prüfprotokoll wird entsprechend dokumentiert und historisiert. Damit ist eine rechtssichere Dokumentation gewährleistet und auch der Nachweis erbracht, das alles getan wurde, um Maschinenausfälle oder Arbeitsunfälle zu vermeiden. 

Alle Formulare sind individuell anpassbar. Die Darstellung sämtlicher Wartungs- und Instandhaltungs- sowie Reparaturarbeiten erfolgt in übersichtlicher Form. Auch Meldungen über Störungen können entsprechend angezeigt werden. Die Vorbereitung für die nächste Inspektion oder den nächsten Wartungstermin werden hierdurch wesentlich vereinfacht. Auch Unterweisungen für Mitarbeiter können ebenfalls einfacher geplant und umgesetzt werden.

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Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

Hoppe Unternehmensberatung
Herr Ulrich Hoppe
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Deutschland

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Die Hoppe Unternehmensberatung gehört zu den bekanntesten deutschen Anbietern von Instandhaltungsmanagement Software zur Verwaltung der Maschinen Anlagen und Geräte. Mehr als 25 Jahre Erfahrung stecken in der modernen Organisationssoftware für Planung von Wartungen.

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